Как правильно организовать хранение документов в офисе

Какие документы обязаны хранить в архиве организации
Зачем хранить документы в архиве компании
Как организовать хранение документов на рабочем месте

Какие документы обязаны хранить в архиве организации

Любым компаниям, в том числе ИП, необходимо хранить документы, связанные с их хозяйственной деятельностью (бухгалтерские, налоговые, кадровые). Срок хранения различной документации регламентирован, часть бумаг придётся оставить даже после закрытия бизнеса. Перечень типовых архивных документов и срок их хранения прописан в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236. Основная масса документов имеет временный срок хранения. Но есть и такие, которые должны храниться постоянно, т.е. бессрочно (например, устав, протоколы собраний учредителей, бухгалтерская отчетность, штатное расписание, документы о ликвидации организации).

Зачем хранить документы в архиве компании

Хранение документов защищает интересы компании и ее сотрудников весь период существования организации и даже после ее ликвидации. В случае спорной ситуации архив документов поможет восстановить справедливость в суде или решить вопрос с досудебной претензией, ответить на запрос о сотрудниках, числившихся в штате, или же пройти проверку налоговой.

Как организовать хранение документов на рабочем месте

Документы организации условно можно разделить на текущие и архивные. Есть ряд требований к передаче архивных документов, их оформлению и систематизации. В рамках нашей статьи мы не будем их касаться, а разберем, что потребуется для хранения текущих документов на рабочем месте.

Обычно хранение текущих документов осуществляется в специализированных шкафах или сейфах непосредственно рядом с рабочим местом сотрудника. Недостаточно просто положить стопкой бумаги на полку шкафа. Такой подход сильно усложнит поиск нужной информации. 

Для удобства и систематизации мы предлагаем разбивать документы по отдельным папкам по годам, контрагентам, проектам и т.д. в зависимости от объемов и периодичности работы с конкретным контрагентом. Оптимальным выбором для хранения текущих бумаг будут папки-регистраторы с арочным механизмом и папки с зажимом. Бумаги в таких папках легко изъять, добавить, переместить. Для наглядности в папки-регистраторы можно добавить разделители листов по алфавиту или месяцам, цветовые ярлыки. В результате вы получите систему хранения, в которой поиск будет осуществляться сразу по нескольким признакам.

На наш взгляд оптимальная система хранения текущих документов выглядит примерно так: у вас есть несколько стеллажей для документов. Для каждого контрагента (или года, или проекта) заведена отдельная папка для документов. Папки на полках расставлены в алфавитном порядке (или по годам, или по проектам). Внутри каждой папки документы систематизированы при помощи листов-разделителей по годам (месяцам, договорам, контрагентам). Цветовыми закладками обозначены особо важные документы (например, цветом можно обозначить договоры, по которым ожидается ряд платежей, или выплаты носят регулярный характер).